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Online Kommunikation und E-Mail Archivierung
Online Kommunikation und Archivierung nach der Norm ISO 9001 mit Crypto Option | So lenken und archivieren Sie Ihre E-Mails rechtskonform
- Verletzung der Buchführung – mangelhafte E-Mail Archivierung kann als Verletzung handelsrechtlicher Buchführung gewertet werden. Durch die steuerrechtlich beeinträchtigte Beweiskraft der Bücher, wäre die Finanzverwaltung berechtigt, den steuerlichen Gewinn nach § 162 II AO zu schätzen!
- Straftat – eine Straftat liegt vor, wenn durch eine unzureichende oder gar manipulative Archivierung von E-Mails vorsätzlich die Übersicht über den Vermögensstand erschwert wird, mit dem Ziel, Vermögensbestandteile (im Falle eines drohenden Insolvenzverfahrens) beiseite zu schaffen oder gar zu verheimlichen (vgl. § 283 ff. StGB).
- Ordnungswidrigkeit – eine vorsätzliche oder leichtfertige Verletzung der Buchführungspflicht könnte eine Ordnungswidrigkeit sein (Steuergefährdung gemäß § 379 AO).
- Schadensersatz – eine Verletzung der Buchführungspflicht könnte den Vorstand oder Geschäftsführer der jeweiligen Gesellschaft zivilrechtlich schadensersatzpflichtig nach § 93 II AktG bzw. § 43 II GmbHG machen.
Diese Risiken drohen bei leichtfertigem Umgang mit E-Mails Nachlässigkeit kann schnell nach hinten losgehen. Die Palette möglicher Sanktionen bei mangelhafter E-Mail Archivierung ist durchaus beeindruckend:
Die Verfahrensanweisung Lenkung von Aufzeichnungen ist eine von sechs, von der ISO 9001 geforderten, durch den Qualitätsverantwortlichen zu erstellenden Verfahrensanweisungen.
Inhalt Verfahrensanweisung Lenkung Aufzeichnungen ISO 9001:
Prozessablauf, Erläuterungen zu den Tätigkeitsschritten, Dokumentationsanforderungen ISO 9001.
Info-Box
Verfahrensanweisung der Lenkung von elektronischen Aufzeichnungen durch die ISO 9001 - Prozessbeschreibung
